Sind deine Belege in drei Jahren noch auffindbar?
Der Beleg-Check – Praxisleitfaden für österreichische KMU
Wie du Beleglücken erkennst, verlorene Vorsteuer vermeidest und dein Unternehmen auf Rückfragen und Betriebsprüfungen vorbereitest – mit Selbsttest, Sofortmaßnahmen und einer Anleitung für den Fall, dass ein Beleg schon fehlt.
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Vom Selbsttest bis zur Sofortmaßnahme
Beleg-Risiko-Check mit Punkteauswertung
Zehn Aussagen zum Ankreuzen. Nach fünf Minuten weißt du, an welchen Stellen deines Prozesses Belege verloren gehen.
Vorsteuer & Betriebsausgaben
Was ein fehlender Beleg konkret kostet – inklusive Rechenbeispiel und Vorlage, um mit deinen eigenen Zahlen zu rechnen.
Aufbewahrungsfristen
Wie lange Belege aufzubewahren sind, ab wann die Frist läuft und was „lesbar und verfügbar“ bei elektronischer Ablage bedeutet.
Beleg fehlt – was jetzt?
Sieben Schritte in der richtigen Reihenfolge. Die ersten drei lösen die meisten Fälle, ohne dass jemand extern eingebunden werden muss.
5 Regeln für ein vollständiges Archiv
Der Prozess, der die Lücken gar nicht erst entstehen lässt – manuell organisierbar oder automatisiert.
Branchen-Muster & Praxisbeispiel
Typische Lücken in Gastronomie, Handwerk, Handel und bei GmbHs – plus ein Betrieb, der seinen Monatsabschluss umgestellt hat.
Der ruhigste Moment ist der, in dem die Prüfung kommt – und alles schon da ist.
Eine Betriebsprüfung ist Routine, wenn die Unterlagen stimmen. Aufwendig wird sie erst, wenn Belege fehlen, verblasst oder nicht zuzuordnen sind. Dann beginnt das Nachfordern und Rekonstruieren – oft für Geschäftsfälle, an die sich niemand mehr erinnert.
- ✓zu jeder Zahlung den passenden, lesbaren Beleg – ohne Nachfordern
- ✓vollständige Unterlagen statt mühsam rekonstruierter Lücken
- ✓eine geordnete Übergabe statt loser Zettel, Screenshots und Chat-Bilder
Wer dahintersteht
Wir haben Belegmanager gebaut, weil wir als Unternehmer selbst wissen, wie sich der Anruf vom Steuerberater anfühlt: „Können Sie mir den Beleg noch schicken?“ – und man hat ihn nicht mehr. Das Whitepaper ist unabhängig von der eingesetzten Software nutzbar.
Patrick Kindlmayr · Markus Hubinger · Stefanie Hubinger · Melanie Labitsch
Mehr.Wert Gruppe GmbH · Wiener Neustadt · belegmanager.at
Whitepaper kostenlos anfordern →Dieses Whitepaper bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die steuerliche Behandlung einzelner Belege und Geschäftsfälle sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.