Belegerkennung passiert schon beim Mandanten
Statt jeden Mandantenbeleg in der Kanzlei durch die Erkennung zu schicken, kommen die Belege bereits ausgelesen, geprüft und der Bankbuchung zugeordnet bei Ihnen an – importfertig für BMD und RZL.
Erkennung am falschen Ende des Prozesses
Belegerkennung in der Kanzlei setzt dort an, wo der Beleg schon durch mehrere Hände gegangen ist. Das erzeugt drei wiederkehrende Kosten:
Schlechte Vorlagen
Schiefe Fotos, abgeschnittene Ränder, verblasste Thermobons. Keine Erkennung der Welt rettet eine Aufnahme, die drei Wochen in der Hosentasche lag.
Nacharbeit statt Automatik
Was die Erkennung nicht sicher lesen kann, landet in der Nachbearbeitung – also wieder bei Ihren Mitarbeitern.
Rückfragen an den Mandanten
Zu welcher Bankbuchung gehört dieser Beleg? Fehlt da noch etwas? Jede Rückfrage kostet Tage und nicht abrechenbare Zeit.
Erkennen, wo der Beleg entsteht
Belegmanager setzt beim Mandanten an. Was bei Ihnen ankommt, ist bereits aufbereitet:
Mandant erfasst sofort
Beleg fotografieren und per WhatsApp schicken, Rechnung per E-Mail weiterleiten oder in der App hochladen. Direkt beim Bezahlen, nicht Wochen später.
Erkennung und Prüfung
Datum, Betrag, Netto, Umsatzsteuersatz, Lieferant und Belegnummer werden ausgelesen. Unklare Werte werden markiert und beim Mandanten nachgefragt – nicht stillschweigend übernommen.
Zuordnung zur Bankbuchung
Der Abgleich läuft über Betrag, Datum, Lieferant und Buchungstext. Rund 80 Prozent ordnen sich automatisch zu. Offene Bankbuchungen ohne Beleg sind sichtbar, bevor der Monat zu Ihnen kommt.
Importfertig, nicht halbfertig
| Bestandteil | Inhalt |
|---|---|
| Buchungsdaten | Datum, Betrag, Netto, Umsatzsteuersatz und -betrag, Lieferant, Belegnummer |
| Belegbilder | jedes Dokument als Datei, benannt nach der Belegnummer |
| Bankbezug | die zugeordnete Bankbuchung je Beleg |
| Zeitraum | sauber nach Monat oder Quartal abgegrenzt |
| Formate | BMD, RZL, FreeFinance und CSV – plus ZIP-Paket mit allen Belegen |
Ihre Kanzleisoftware bleibt, wie sie ist. Belegmanager ersetzt nichts davon – die Belege kommen nur in besserem Zustand an.
Was wir nicht leisten
Wir buchen nicht
Verbuchung, Abschluss und steuerliche Würdigung bleiben vollständig bei Ihnen. Wir liefern die Vorarbeit, nicht die Buchhaltung.
Handschrift bleibt Handarbeit
Handgeschriebene Belege und stark verblasstes Thermopapier erkennt keine Software zuverlässig – unsere auch nicht.
Kein Ersatz für Ihre Software
Wir treten nicht gegen BMD oder RZL an. Der Export ist darauf ausgelegt, dass Ihre gewohnte Umgebung unverändert bleibt.
Der Mandant muss mitmachen
Die Erkennung ist nur so gut wie die Aufnahme. Mandanten, die gar nichts liefern, liefern auch mit uns nichts – sie sehen es nur selbst früher.
Häufige Fragen aus Kanzleien
Wie genau ist die Belegerkennung?
Bei guten Aufnahmen liegt die Erkennungsgenauigkeit über 95 Prozent. Entscheidender als die Prozentzahl ist aber, was bei Unsicherheit passiert: Unklare Werte werden markiert und beim Mandanten nachgefragt, statt stillschweigend falsch übernommen zu werden.
In welchen Formaten bekommen wir die Daten?
BMD, RZL, FreeFinance und CSV. Der Export enthält Buchungsdaten, Belegbilder mit Belegnummer und die jeweils zugeordnete Bankbuchung, abgegrenzt nach Monat oder Quartal.
Ersetzt das unsere Kanzleisoftware?
Nein. Belegmanager arbeitet davor, nicht danach. Ihre Kanzleisoftware bleibt unverändert, die Belege kommen lediglich bereits ausgelesen und zugeordnet an.
Was kostet das die Kanzlei?
Für die Kanzlei entstehen keine Lizenzkosten – Belegmanager wird vom Mandanten genutzt und bezahlt. Für Kanzleien, die es aktiv bei mehreren Mandanten einsetzen möchten, gibt es zwei Modelle mit Staffelpreis. Details besprechen wir im Gespräch.
Wie aufwendig ist die Einführung bei einem Mandanten?
Die Einrichtung dauert unter 10 Minuten: Bankkonto per PSD2 verbinden, Belegwege festlegen, fertig. Wir übernehmen das Onboarding, Ihre Kanzlei muss dafür keine Kapazität bereitstellen.
Wo liegen die Daten?
Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf Servern in der EU. Die Bankanbindung läuft über PSD2 mit reinem Lesezugriff, Überweisungen sind darüber technisch nicht möglich.
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Belege, die nicht erst aufbereitet werden müssen
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