Die E-Rechnung kommt – zumindest für grenzüberschreitende Geschäfte in der EU. Mit der ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 wird die elektronische Rechnungsstellung ab 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze verpflichtend. Für rein österreichische B2B-Geschäfte gibt es noch keine fixe Frist – aber die Richtung ist klar.

Hier findest du eine kompakte Übersicht, was du wissen und tun musst.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Sie ist ein strukturiertes digitales Dokument in einem maschinenlesbaren Format (z.B. XML oder UBL), das automatisch in Buchhaltungssysteme eingelesen werden kann.

Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Verpflichtung – auch wenn es per E-Mail verschickt wird.

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Gängige Formate

In Österreich sind die Formate ebInterface und XRechnung sowie das europäische Peppol-Netzwerk die relevanten Standards. Dein Steuerberater oder Buchhaltungsprogramm (BMD, RZL, FreeFinance) kann dir sagen, welches Format für dich passt.

Für wen gilt die Pflicht wann?

Zielgruppe	Status
Lieferungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)	Bereits verpflichtend
Grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU	Verpflichtend ab 1. Juli 2030
Rein innerösterreichische B2B-Umsätze	Aktuell keine gesetzliche Pflicht

Rechtsgrundlage für die EU-weite Umstellung ist die Richtlinie (EU) 2025/516 zur „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA), beschlossen im März 2025. Sie macht die E-Rechnung ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Lieferungen zwischen Unternehmen aus verschiedenen EU-Ländern verpflichtend – im strukturierten EU-Format EN 16931 (z. B. XRechnung, UBL/XML), mit einer Ausstellungsfrist von maximal 10 Tagen nach Leistungserbringung. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist dafür künftig nicht mehr nötig.

Für rein innerösterreichische B2B-Rechnungen gibt es aktuell keine gesetzliche Pflicht – die Wirtschaftskammer Österreich spricht sich zudem gegen eine vorgezogene nationale Regelung ("Gold Plating") aus. Ein fixer Termin für eine österreichische B2B-Inlandspflicht steht bislang nicht fest.

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Was das für dich bedeutet

Machst du grenzüberschreitende Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern, betrifft dich die Pflicht ab 1. Juli 2030 direkt. Rein national tätige KMU haben aktuell keine gesetzliche Frist – solltest die Entwicklung aber im Blick behalten, da eine Ausweitung diskutiert wird.

Was ändert sich für KMUs in der Praxis?

Eingangsrechnungen empfangen

Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet: dein Buchhaltungssystem oder dein Belegmanagement-Tool muss strukturierte Dateien lesen können.

Ausgangsrechnungen stellen

Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst, musst du diese zukünftig in einem strukturierten Format ausstellen können – nicht mehr nur als PDF.

Archivierung

E-Rechnungen müssen genauso wie Papierbelege archiviert werden – 7 Jahre und unveränderbar.

Was passiert, wenn ich nicht umstelle?

E-Rechnungen, die nicht im richtigen Format ankommen oder nicht korrekt verarbeitet werden, können steuerlich nicht anerkannt werden. Das bedeutet: kein Vorsteuerabzug, mögliche Strafen, Probleme beim Jahresabschluss.

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Kein Aufschub möglich

Auch ohne eigene gesetzliche Frist – sobald ein EU-Geschäftspartner ab 2030 auf E-Rechnung umstellt oder dein Lieferant freiwillig vorzieht, musst du empfangsbereit sein. Das passiert unabhängig von deiner Unternehmensgröße.

Wie bereite ich mein Unternehmen vor?

Schritt 1: Buchhaltungssoftware prüfen

Prüfe mit deinem Steuerberater, ob BMD, RZL oder FreeFinance bereits E-Rechnungen empfangen und ausstellen kann. Die meisten österreichischen Buchhaltungsprogramme bieten das bereits an.

Schritt 2: Belegmanagement digitalisieren

Wer heute noch mit Papier und Excel arbeitet, wird bei E-Rechnungen schnell an Grenzen stoßen. Digitale Belegverwaltung ist die Voraussetzung für die E-Rechnungs-Pflicht – nicht deren Folge.

Schritt 3: Mitarbeiter schulen

Wer in deinem Betrieb Rechnungen schreibt oder einbucht, muss wissen, was sich ändert. Plane eine kurze Einführung ein – dein Steuerberater kann dabei helfen.

Schritt 4: Archivierungslösung sicherstellen

E-Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Stelle sicher, dass deine Lösung das automatisch und zuverlässig erledigt.

Was der Belegmanager jetzt schon kann

Der Belegmanager ist auf E-Rechnungen vorbereitet:

E-Rechnungen empfangen: Strukturierte Formate (XML, UBL) werden automatisch erkannt und verarbeitet
Archivierung: Alle Belege werden verschlüsselt und übersichtlich gespeichert
Export: Direkte Übergabe an BMD, RZL und FreeFinance – inklusive E-Rechnungsdaten
DSGVO-konform: EU-Server, österreichisches Datenschutzrecht

Wer seinen Beleg-Workflow jetzt digitalisiert, ist für die E-Rechnungspflicht automatisch vorbereitet.

Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt

Die E-Rechnungspflicht ist kein Schreckgespenst – sie ist eine Chance, Buchhaltungsprozesse endlich zu modernisieren. Wer heute auf digitale Belegverwaltung umstellt, hat die Hürde schon übersprungen, bevor sie zur Pflicht wird.

Nutze die verbleibende Zeit ohne Druck, um ein System aufzubauen, das dauerhaft funktioniert.

Wie die Übergabe an BMD, RZL & Co. genau funktioniert, zeigt die Integrationen-Seite.

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E-Rechnungspflicht Österreich 2025: Was KMUs wissen müssen