E-Rechnungspflicht Österreich 2025: Was KMUs jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung kommt – und zwar nicht nur für Großunternehmen. Österreich setzt schrittweise die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung um. Für KMU-Inhaber bedeutet das: handeln, bevor Fristen platzen.

Hier findest du eine kompakte Übersicht, was du wissen und tun musst.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Sie ist ein strukturiertes digitales Dokument in einem maschinenlesbaren Format (z.B. XML oder UBL), das automatisch in Buchhaltungssysteme eingelesen werden kann.

Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Verpflichtung – auch wenn es per E-Mail verschickt wird.

Für wen gilt die Pflicht wann?

Die Einführung erfolgt stufenweise:

| Zielgruppe | Frist | |---|---| | Lieferungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) | Bereits verpflichtend | | Großunternehmen (B2B) | Ab 2025 | | Mittlere Unternehmen | Ab 2026 | | Kleinunternehmen & KMU | Ab 2027 (erwartet) |

Die genauen Fristen für KMUs werden noch durch nationales Recht konkretisiert – es ist jedoch klar: Die Umstellung kommt. Wer früh handelt, hat keine Hektik.

Was ändert sich für KMUs in der Praxis?

Eingangsrechnungen empfangen

Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet: dein Buchhaltungssystem oder dein Belegmanagement-Tool muss strukturierte Dateien lesen können.

Ausgangsrechnungen stellen

Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst, musst du diese zukünftig in einem strukturierten Format ausstellen können – nicht mehr nur als PDF.

Archivierung

E-Rechnungen müssen genauso wie Papierbelege archiviert werden – 7 Jahre, revisionssicher und unveränderbar.

Was passiert, wenn ich nicht umstelle?

E-Rechnungen, die nicht im richtigen Format ankommen oder nicht korrekt verarbeitet werden, können steuerlich nicht anerkannt werden. Das bedeutet: kein Vorsteuerabzug, mögliche Strafen, Probleme beim Jahresabschluss.

Wie bereite ich mein Unternehmen vor?

Schritt 1: Buchhaltungssoftware prüfen

Prüfe mit deinem Steuerberater, ob BMD, RZL oder FreeFinance bereits E-Rechnungen empfangen und ausstellen kann. Die meisten österreichischen Buchhaltungsprogramme bieten das bereits an.

Schritt 2: Belegmanagement digitalisieren

Wer heute noch mit Papier und Excel arbeitet, wird bei E-Rechnungen schnell an Grenzen stoßen. Digitale Belegverwaltung ist die Voraussetzung für die E-Rechnungs-Pflicht – nicht deren Folge.

Schritt 3: Mitarbeiter schulen

Wer in deinem Betrieb Rechnungen schreibt oder einbucht, muss wissen, was sich ändert. Plane eine kurze Einführung ein – dein Steuerberater kann dabei helfen.

Schritt 4: Archivierungslösung sicherstellen

E-Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Stelle sicher, dass deine Lösung das automatisch und revisionssicher erledigt.

Was der Belegmanager jetzt schon kann

Der Belegmanager ist auf E-Rechnungen vorbereitet:

• E-Rechnungen empfangen: Strukturierte Formate (XML, UBL) werden automatisch erkannt und verarbeitet
• Archivierung: Alle Belege werden 7 Jahre revisionssicher und verschlüsselt gespeichert
• Export: Direkte Übergabe an BMD, RZL und FreeFinance – inklusive E-Rechnungsdaten
• DSGVO-konform: EU-Server, österreichisches Datenschutzrecht

Wer seinen Beleg-Workflow jetzt digitalisiert, ist für die E-Rechnungspflicht automatisch vorbereitet.

Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt

Die E-Rechnungspflicht ist kein Schreckgespenst – sie ist eine Chance, Buchhaltungsprozesse endlich zu modernisieren. Wer heute auf digitale Belegverwaltung umstellt, hat die Hürde schon übersprungen, bevor sie zur Pflicht wird.

Nutze die verbleibende Zeit ohne Druck, um ein System aufzubauen, das dauerhaft funktioniert.