Digitaler Beleg Österreich: Gilt er die 7 Jahre?

Das Gesetz verlangt keinen Ordner.

Es verlangt, dass du sieben Jahre lang vorlegen kannst, was passiert ist. Ob das Papier im Keller liegt oder als Datei auf einem Server, ist dem Finanzamt gleichgültig – solange die Wiedergabe stimmt.

Trotzdem sammeln tausende österreichische Betriebe weiter Zettel in Mappen. Nicht wegen einer Vorschrift, sondern aus Gewohnheit. Und genau diese Gewohnheit ist das eigentliche Risiko: Der Thermobon im Ordner verblasst, das Foto desselben Bons tut es nicht.

Dieser Artikel klärt die drei Fragen, die dabei immer kommen.

Gilt ein digitaler Beleg für die 7-Jahres-Frist?

Ja, vollwertig.

Die Grundlage ist § 132 Abs 2 BAO: Belege dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn ihre vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe während der gesamten Frist jederzeit gewährleistet ist. Dieselbe Regel steht im Unternehmensrecht in § 212 UGB.

Der digitale Beleg ist damit kein Ersatz zweiter Klasse. Er ist der Beleg – vorausgesetzt, vier Bedingungen sind erfüllt:

1. Vollständig – der ganze Beleg, nicht nur der Betrag. Alle Ränder, alle Zeilen, bei bedruckter Rückseite auch die Rückseite.
2. Geordnet – auffindbar und einer Buchung zuordenbar. Ein Ordner namens „Fotos" auf dem Handy erfüllt das nicht.
3. Inhaltsgleich – kein verändertes Datum, kein nachgetragener Betrag.
4. Urschriftgetreu – das Abbild entspricht dem Original.

Muss ich digitale Belege ausdrucken?

Nein. Diese Pflicht gibt es nicht.

Was es gibt, steht in § 132 Abs 3 BAO: Wer elektronisch aufbewahrt, muss auf eigene Kosten und in angemessener Frist die Hilfsmittel beistellen, um die Unterlagen lesbar zu machen. Und falls erforderlich auch lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen.

Der Unterschied ist entscheidend: Du druckst im Anlassfall, wenn es verlangt wird – nicht vorsorglich sieben Jahre lang. In der Praxis heißt das, dein System muss auf Knopfdruck einen Zeitraum ausgeben können. Mehr nicht.

Darf ich den Papierbeleg wegwerfen?

Bei gewöhnlichen Belegen: ja.

Eingangsrechnungen, Kassenbons, Lieferscheine, Tankbelege – wenn die Aufnahme vollständig und lesbar ist, darf das Papier weg. Das ist keine Grauzone, sondern der Zweck der Regelung.

Drei Gruppen behältst du trotzdem im Original:

• Urkunden mit Rechtswirkung – Notariatsakte, beglaubigte Dokumente, Gesellschaftsverträge.
• Verträge, bei denen du im Streitfall beweisen musst – vor Gericht hat die Originalurkunde eine stärkere Beweiskraft als ein Scan. Steuerlich reicht die Kopie, zivilrechtlich kann sie dir im Prozess fehlen.
• Unterlagen mit längeren Fristen – für Grundstücke gelten nach § 18 Abs 10 UStG bis zu 22 Jahre. Welche Frist für welchen Beleg gilt, steht im Detail in unserem Beitrag zur Aufbewahrungspflicht in Österreich.

Sonderfall: Belege, die nie Papier waren

Die Rechnung kam als PDF per E-Mail. Was ist hier das Original?

Die Datei. Bei Unterlagen, die nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt laut § 132 Abs 2 BAO ausdrücklich das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe – es gibt keine Urschrift, der man treu sein könnte.

Daraus folgt ein Fehler, den wir bei Neukunden regelmäßig sehen: PDF ausdrucken, abheften, Mail löschen. Damit hast du das Original vernichtet und eine Kopie behalten. Für den Vorsteuerabzug müssen bei elektronischen Rechnungen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit über die ganzen sieben Jahre gewährleistet sein – das leistet die Datei, nicht der Ausdruck.

Was sich beim Thema E-Rechnung gerade ändert, haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.

Und wenn du selbst Belege ausstellst, etwa über eine Registrierkasse: Die Durchschriften deiner eigenen Belege dürfen ebenfalls elektronisch gespeichert werden. Auch dafür brauchst du keinen zweiten Ordner.

Was das praktisch bedeutet

Ein System, das die Vorgaben erfüllt, sieht unspektakulär aus:

1. Sofort erfassen – beim Bezahlen, nicht am Monatsende. Je frischer der Bon, desto lesbarer das Bild.
2. Ganzen Beleg aufnehmen – alle Ränder im Bild, bei bedruckter Rückseite beide Seiten.
3. Automatisch ablegen – mit Belegnummer, Datum und Zuordnung zur Bankbuchung, damit „geordnet" nicht von deinem Gedächtnis abhängt.
4. Papier weg – bei allem außer den drei Gruppen oben.

Genau diese vier Schritte nimmt dir Belegmanager ab. Du schickst den Beleg per WhatsApp, leitest die Rechnung per E-Mail weiter oder lädst sie in der App hoch. Der Rest – auslesen, der Bankbuchung zuordnen, durchsuchbar ablegen, auf Knopfdruck für die Kanzlei exportieren – läuft automatisch. Wie die Ablage dabei aufgebaut ist, zeigt die Seite Digitale Belegablage für KMU; den größeren Überblick gibt unser Leitfaden zur digitalen Belegverwaltung.

Der Ordner im Keller ist keine Vorschrift. Er ist eine Gewohnheit, die sieben Jahre lang Platz braucht – und ausgerechnet die Belege verblassen lässt, für die du ihn aufbewahrst.

Häufige Fragen

Gilt ein digitaler Beleg in Österreich für die 7-jährige Aufbewahrungsfrist? Ja. § 132 Abs 2 BAO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe während der ganzen Frist jederzeit gewährleistet ist.

Muss ich digitale Belege ausdrucken und in einen Ordner abheften? Nein. Du musst bei einer Prüfung nur lesbar machen können, was du gespeichert hast. Verlangt die Prüferin dauerhafte Wiedergaben, stellst du sie auf eigene Kosten bereit – im Anlassfall, nicht vorsorglich.

Darf ich den Papierbeleg wegwerfen, wenn ich ihn digitalisiert habe? Bei gewöhnlichen Eingangsrechnungen, Kassenbons und Lieferscheinen ja, sofern die Aufnahme vollständig und lesbar ist. Urkunden und Verträge mit Beweisfunktion behältst du besser im Original.

Reicht ein Handyfoto als digitaler Beleg? Ja, wenn der ganze Beleg scharf und lesbar erfasst ist – alle Ränder, keine abgeschnittenen Zeilen und bei bedruckter Rückseite auch diese.

Was gilt für Rechnungen, die nur als PDF existieren? Bei rein elektronischen Unterlagen entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. Die Datei selbst ist das Original – ein Ausdruck ersetzt sie nicht.

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Quellen: § 132 BAO im RIS, Aufbewahrungspflicht auf dem Unternehmensserviceportal. Stand: Oktober 2026.