Aufbewahrungspflicht Österreich 2025: Welche Belege wie lange aufheben?

„Muss ich das wirklich noch aufheben?" – Diese Frage stellen sich österreichische Unternehmer regelmäßig, wenn wieder ein Ordner voll ist oder der Aktenschrank überläuft.

Die Antwort ist: Ja, in den meisten Fällen. Aber wie lange, in welcher Form und was genau – das wissen die wenigsten.

Dieser Artikel gibt dir einen klaren Überblick, damit du beim nächsten Ordner-Aufräumen weißt, was weg kann und was bleiben muss.

Die Grundregel: 7 Jahre

In Österreich gilt für buchhalterisch relevante Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Das ist die Standardregel nach § 212 UGB (Unternehmensgesetzbuch) und § 132 BAO (Bundesabgabenordnung).

Die 7 Jahre beginnen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Beispiel: Eine Rechnung vom März 2024 muss bis mindestens 31. Dezember 2031 aufbewahrt werden.

Was genau muss 7 Jahre aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen fallen unter die 7-jährige Aufbewahrungspflicht:

Eingangsrechnungen & Ausgangsrechnungen Alle Rechnungen, die dein Unternehmen ausgestellt oder empfangen hat – egal ob per Post, E-Mail oder als Download.

Kassenzettel & Quittungen Auch Kassenbons von Einkäufen für das Unternehmen sind Belege. Achtung: Thermopapier verblasst nach wenigen Jahren – digitale Kopien sind die sichere Alternative.

Kontoauszüge Alle Bankauszüge aller Geschäftskonten. Viele Banken stellen diese digital zur Verfügung – trotzdem musst du sie selbst sichern.

Lieferscheine Wenn ein Lieferschein der einzige Nachweis für eine Transaktion ist, gilt er als Beleg und muss aufbewahrt werden.

Verträge Miet-, Leasing- und Lieferverträge. Hier gilt: So lange der Vertrag läuft, plus 7 Jahre nach Ende.

Sonderregelungen: Diese Belege brauchen länger

Für bestimmte Unterlagen gilt eine 22-jährige Aufbewahrungspflicht:

• Unterlagen, die Grundstücke oder Immobilien betreffen
• Unterlagen im Zusammenhang mit Vorsteuervergütung bei Grundstücken

Warum 22 Jahre? Weil der Berichtigungszeitraum für Vorsteuer bei Immobilien 20 Jahre beträgt, plus die üblichen 2 Jahre Anlaufzeit.

Darf ich Belege digital aufbewahren?

Ja – und zwar vollwertig. Die österreichische Finanzverwaltung erkennt digitale Belege an, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Unveränderbarkeit: Der Beleg darf nach der Digitalisierung nicht verändert werden können
2. Vollständigkeit: Der Originalinhalt muss vollständig erfasst sein
3. Lesbarkeit: Der Beleg muss für die gesamte Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben
4. Ordnung: Die Belege müssen auffindbar und nachvollziehbar geordnet sein

Das bedeutet: Ein Foto mit dem Smartphone ist grundsätzlich ausreichend – wenn es alle obigen Anforderungen erfüllt.

Was ist mit dem Papieroriginal?

Wenn du einen Beleg digital gespeichert hast, kannst du das Papieroriginal in vielen Fällen vernichten. Ausnahmen gibt es bei:

• Urkunden mit Rechtswirkung (z.B. notariell beglaubigte Dokumente)
• Unterlagen, bei denen die Authentizität des Originals relevant ist

Für normale Eingangsrechnungen, Kassenzettel und Lieferscheine reicht die digitale Kopie.

Was passiert, wenn Belege fehlen?

Das Finanzamt kann im Rahmen einer Betriebsprüfung die Vorlage von Belegen verlangen. Kannst du einen Beleg nicht vorlegen:

• Die entsprechende Ausgabe wird möglicherweise nicht als Betriebsausgabe anerkannt
• Du zahlst mehr Steuer auf Einnahmen, die du eigentlich durch die Ausgabe reduziert hättest
• Im schlimmsten Fall: Schätzung der Bemessungsgrundlage – das Finanzamt schätzt deinen Gewinn selbst

Das Risiko lohnt sich nicht. Erst recht nicht, wenn die Lösung so einfach ist.

Praktische Empfehlung: So erfüllst du die Aufbewahrungspflicht ohne Aufwand

Viele österreichische Unternehmer kämpfen jeden Monat damit, Belege zu sammeln, zu sortieren und aufzubewahren. Das muss nicht sein.

Ein funktionierendes System sieht so aus:

1. Beleg entsteht (Rechnung, Kassenbon, Lieferschein)
2. Sofort digitalisieren – per Foto, Scan oder automatisch aus E-Mail
3. Automatisch kategorisiert und aufbewahrt – 7 Jahre, DSGVO-konform
4. Bei Bedarf sofort abrufbar – für Steuerberater oder Betriebsprüfung

Belegmanager übernimmt die Schritte 2–4 vollautomatisch. Du fotografierst oder leitest weiter – den Rest erledigt das System.