Kassabuch führen in Österreich: Pflicht, Regeln, Vorlage

Wer bar kassiert, muss jede Bewegung aufzeichnen – das ist die kurze Antwort. Ob Gastronomie, Friseursalon oder Einzelhandel: Sobald Bargeld in die Kassa kommt oder herausgeht, braucht es ein Kassabuch.

Dieser Artikel zeigt dir, wer in Österreich ein Kassabuch führen muss, welche Angaben jede Eintragung enthalten muss und worauf das Finanzamt bei einer Prüfung besonders schaut.

Was ist ein Kassabuch?

Ein Kassabuch ist die laufende Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen deines Betriebs. Jede Bareinnahme und jede Barausgabe wird eingetragen, daraus ergibt sich der aktuelle Kassastand.

Häufige Verwechslung: Kassabuch und Registrierkasse sind nicht dasselbe. Die Registrierkasse erfasst den einzelnen Verkauf und erstellt den Beleg für den Kunden. Das Kassabuch fasst zusammen, was insgesamt in der Kassa passiert ist – inklusive der Barausgaben, die gar nicht über die Registrierkasse laufen, etwa wenn du Wechselgeld holst oder eine Lieferung bar bezahlst.

Wer muss in Österreich ein Kassabuch führen?

Grundsätzlich gilt: Betriebe mit Barbewegungen müssen diese aufzeichnen. Das betrifft praktisch jeden, der Bargeld annimmt.

Zusätzlich gilt in Österreich die Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz mit Barumsätzen. Wer darunter liegt, kommt unter Umständen mit einfacheren Aufzeichnungen aus.

Diese Angaben muss jede Eintragung enthalten

Damit das Kassabuch anerkannt wird, braucht jede Zeile dieselben Grundangaben:

Die wichtigste Regel dahinter: Zu jeder Zeile gehört ein Beleg. Ohne Beleg ist die Eintragung bei einer Prüfung wenig wert.

Kassabuch auf Papier, in Excel oder digital?

Alle drei Wege sind zulässig. Sie unterscheiden sich aber deutlich darin, wie gut sie eine Prüfung überstehen.

Der kritische Punkt bei Excel ist die dritte Zeile: Eine Tabelle lässt sich nachträglich ändern, ohne dass man es sieht. Genau das macht sie bei einer Betriebsprüfung angreifbar. Erlaubt ist sie trotzdem – du musst dann aber plausibel machen können, dass die Aufzeichnungen laufend und unverändert geführt wurden.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Negativer Kassastand. Es wurde mehr ausgegeben als vorhanden war – ein klarer Hinweis auf fehlende Eintragungen.
2. Fehlende Belege. Besonders bei Kleinbeträgen: Parkgebühr, Trinkgeld, schnell etwas beim Baumarkt geholt.
3. Eintragungen nur am Monatsende. Aufzeichnungen müssen laufend geführt werden.
4. Privatentnahmen nicht erfasst. Wenn du Geld aus der Kassa nimmst, gehört das eingetragen.
5. Verblasste Kassenbons. Thermopapier ist nach wenigen Monaten oft nicht mehr lesbar – und ein unleserlicher Beleg zählt wie kein Beleg.

Beispiel: ein Tag im Kassabuch

So sieht ein normaler Tag in einem Lokal aus – erst der Anfangsbestand, dann jede Bewegung einzeln:

Zwei Dinge fallen auf: Die Tageslosung kommt als eine Summe aus der Registrierkasse ins Kassabuch, nicht jeder einzelne Verkauf. Und die Bankeinzahlung ist eine Ausgabe aus Sicht der Kassa – das Geld verlässt die Lade, auch wenn es dem Betrieb erhalten bleibt.

Am Abend muss der Kassastand von 384,10 Euro mit dem tatsächlichen Bargeld übereinstimmen. Tut er das nicht, gehört die Differenz als Kassafehlbetrag oder Kassaüberschuss eingetragen – mit eigener Belegnummer und kurzer Erklärung. Stillschweigend angleichen ist der sicherste Weg in eine Diskussion mit dem Prüfer.

Was gehört ins Kassabuch, was in die Registrierkasse?

Wie lange musst du das Kassabuch aufbewahren?

Sieben Jahre – wie alle Buchungsbelege. Geregelt ist das in § 212 UGB und § 132 BAO. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist.

Mehr dazu steht in unserem Artikel zur Aufbewahrungspflicht in Österreich.

Digitales Kassabuch: so läuft es in der Praxis

Ein digitales Kassabuch nimmt dir vor allem das Rechnen und das Zusammensuchen ab. In Belegmanager sieht das so aus:

• Tageseinnahmen eintragen, Barausgaben erfassen
• Der Kassastand wird automatisch fortgeschrieben
• Belege hängen direkt an der jeweiligen Buchung
• Am Monatsende geht ein fertiger Kassabuch-Bericht an den Steuerberater

Das Kassabuch ist Teil des Business-Tarifs. Die übrige Belegerfassung – Foto per WhatsApp, Rechnung per E-Mail weiterleiten, Bankabgleich – läuft im selben System.

„Das Kassabuch hat mir früher jeden Monat einen halben Tag gekostet. Jetzt dauert es 20 Minuten." — Gastronom, Wien

Häufige Fragen

Was ist ein Kassabuch? Die laufende Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen im Betrieb, aus der sich der aktuelle Kassastand ergibt.

Ist das Kassabuch in Österreich Pflicht? Betriebe mit Barbewegungen müssen diese aufzeichnen. Zusätzlich gilt die Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz mit Barumsätzen.

Wie führe ich ein Kassabuch richtig? Täglich eintragen, jede Bewegung mit Beleg, fortlaufende Belegnummern, keine negativen Kassastände, keine nachträglichen Änderungen.

Darf ich das Kassabuch digital führen? Ja, wenn es manipulationssicher ist und die Aufzeichnungen sieben Jahre lesbar bleiben.

Was passiert, wenn das Kassabuch fehlerhaft ist? Bei erheblichen Mängeln kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das ist in aller Regel teurer als die korrekte Aufzeichnung.